Notionの使い方|ワークスペースの作り方と基本構造

Notion

最近話題のNotionという情報管理アプリをご存知でしょうか?
何でもできる多機能なノートなのですが、まだ日本語に対応しておらず少し敷居が高い印象がありますよね。

でも、しっかりと読み取っていけば難しいことはありません。
初めての方でも簡単に始めることができるように解説していきます。

Notionを使えば、色々なところに散らばっていた情報を一元管理して、思考をシンプルに整理することができますよ。

今回は、最近僕がはまっているノートアプリ「Notion」についてご紹介します。

Notionとは

「Notion」とは、何でもできる情報管理アプリケーションです。

既存のサービスでは「Evernote」や「Google Docs」、「Scrapbox」、「Trello」などが似たようなものとして挙げられますが、そのどれとも似ていて、そのどれとも違うのが「Notion」です。 その全てを合わせたものと言ってもいいかもしれません。

「Notion」にはメモ、タスク管理、情報の整理・共有から簡単な表計算まで様々な機能があり、この記事ではその中でも基本的な機能をご紹介します。

Notionに登録する方法については↓の記事にまとめているのでお読みください。
Notionの登録方法と料金プラン!実はとっても簡単です

Notionの基本構造

ワークスペースとページ

「Notion」の構造は基本的にはシンプルで、ワークスペースの中にページを作成し、その中に情報を入力していきます。

ワークスペースとページのイメージ

しかし、「Evernote」などと比較した際の「Notion」の特徴としてページに階層構造を作ることができる点が挙げられます。

ページの中にページを作り、その中にまたページを……というように階層を作ることで、より情報を体系的に整理することができます。

ページの階層構造のイメージ

ワークスペースの作り方

ワークスペース情報の入力

「Notion」に登録をすると、まずは個別のワークスペースを作成することができます。

ワークスペースの作成画面

これがワークスペースの作成画面です。
英語なのでパっと見難しそうに見えるかもしれませんが、特に難しい設定は必要ありませんので、上から順に項目を説明します。

①WORKSPACE NAME
ワークスペースの名前です。
特に決まりはありませんが、わかりやすい名前をつけることが推奨されています。

②WORKSPACE URL
ワークスペースのURLを設定することができます。
既に使われているURLは使用できず、何も入力しなければランダムなURLが生成されるようです。

③ALLOWED EMAIL DOMAINS
ここにメールアドレスのドメインを入力すると、そのドメインのメールアドレスで登録したユーザーが自動的にワークスペースに参加することができるようです。
企業など複数人で利用する場合には便利かもしれないですが、個人で使う場合など必要ない場合は入力しなくても問題ありません。

すべての項目を入力したら、「CREATE WORKSPACE」を押してください。

Evernoteなどの外部サービスからのインポート

次にこのような画面が表示されます。
ここでは「Evernote」や「Trello」などの外部サービスからデータをインポートすることができます。

外部連携画面

対応しているサービス(ファイル形式)は

  • Evernote
  • Trello
  • Asana
  • Text & Markdown
  • CSV
  • HTML
  • Word
  • Google Docs
  • Dropbox Paper
  • Quip
  • Workflowy

です。

特に「Evernote」なんかは最近機能の面で勢いが落ちてきている気がするので、この機に移行してしまうのも手かもしれません。かくいう私もEvernoteからの乗り換えでした(笑
ここに明記されていないサービスでも、HTMLやCSVに書き出すことができれば移行することができるかもしれないですね。

Webクリッパーをダウンロードしよう!

アプリダウンロード画面

次にアプリのダウンロードを促す画面が出てきます、モバイルアプリはiOSとAndroidの両方に対応しているのでどんな環境でも利用できるのがいいですね!

また、右側に「Web Clipper」というのがありますが、これは見ているWEBサイトをクリップすることができるブラウザの拡張機能です。「Evernote」でもおなじみの機能ですね。
ブックマークを管理するなど、様々な使い方ができるので是非ダウンロードしてみてください。

特に必要ない場合は右上の「Done」から次に進みましょう。

ワークスペースの初期画面

このような画面が表示されれば、ワークスペースの作成は完了です。

Notionでできること

タイトルにもある通り、「Notion」は何でも出来ると行っても過言ではないくらいにたくさんの機能があります。 私もまだすべての機能を使いこなせているわけではないので、ここでは大きなくくりとして2つの基本機能を紹介します。

ノート

ページを作成すると、すぐにメモや議事録を書き始めることができます。
記述にはマークダウン記法が使える他、「/」を打つことで様々な機能を呼び出せる「スラッシュコマンド」など、文字入力をサポートする機能も充実しています。

また、Notionは段落ごとにブロックが分かれる形式になっており、文章を書いたあとで段落の順番を入れ替えたりなど柔軟な編集をすることができます。

スラッシュコマンドのキャプチャ画像
スラッシュコマンド

データベース

「Notion」の機能の目玉の一つとして、データベースがあります。
これはスプレッドシートのような「テーブル」、カンバンのような「ボード」など様々な方式でデータをまとめることが出来る機能で、データベースをひとつのページとして作成したり、既存のページの中にデータベースを挿入することができます。

データベースのキャプチャ画面
データベース(テーブル)では家計簿などを表でまとめることもできます。

この機能を使うことで、情報をスプレッドシートにまとめたり、カンバンでタスク管理をすることも可能です。
データベースについては出来ることが多すぎてここでは書ききれないのですが、僕は家計簿や家事の役割分担など普段の生活からフル活用しています。
自分で使い方を探っていくのも楽しいですよ!

WEBクリッパー

先程紹介した拡張機能やスマートフォンの共有機能などで、ウェブサイトを「Notion」の特定のページ内にクリップすることができます。
気になる記事を整理して置くことが出来るので、ブックマークや後で読むなど、様々な用途に活用することができます。

テンプレート

「Notion」ではページを作成する際にテンプレートを使うことができます。
テンプレートを使うことで、何度も同じページを作成する際に手間が省けたり、チームで同じフォーマットの議事録を作成することができたりなど、作業の効率化に繋がります。

また、テンプレートは自作することもでき、WEB上に公開して共有することも可能です。
他の人が作ったテンプレートを見ると「こんな使い方があるのか!」「こんな機能があったのか!」など様々な発見をすることができとても面白いので、ぜひギャラリーにアクセスしてみてください。

Notion テンプレートギャラリー

共有

「Notion」では作成したページを簡単に共有することができます。 同じワークスペースに招待することで、すべてのページを共有したり、ページ単位で共有設定をすることも可能です。
リンクを知っていれば誰でもアクセスできる状態で公開することもできるので、ちょっとした告知ページやLPっぽいものも作成することができるかもしれません。

検索

「Notion」は強力な検索機能も備えているので、ページの階層構造と組み合わせて蓄積した情報に効率よくアクセスすることが可能です。
検索を極めることで、自分のあらゆる情報を出し入れすることができる第2の脳としてフル活用できるでしょう。

検索機能については「Evernote」の方が一枚上手な感はありますが、今後のアップデートも予告されているので期待して待つことにしましょう。 個人的な話ですが、出始めのツールを使うのってこうやってツールの成長をリアルタイムで体験できるので結構好きなんですよね。

まとめ

「Notion」では今回紹介しきれなかった機能もたくさんあり、今も新機能が続々と開発されています。 多くの方が自分なりの使い方をWEBで公開しているので、僕も参考にしながら「Notion」の可能性を探っていきたいです。 あなたもぜひ自分にあった使い方を見つけてみてはいかがでしょうか。
今後も「Notion」についての記事は色々と書いていきたいと思いますので、興味の有る方はたまに覗いていただけると嬉しいです!

最後までお読みいただきありがとうございました!

Otto!

美大を卒業後、デザインプロダクションでデザイナーを5年。 その後、IT企業のPR戦略室でブランディングデザインを担当。 WEBデザインを中心に、ユーザーに寄...

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