Notionでタスク管理!Todoistを再現した使い方を紹介

Notion

Notionでタスク管理、やってますか?

やってはいるけども、できることが多すぎてどのようにやればいいのか…と悩んでいる方もいるのではないでしょうか?

僕もタスク管理はNotionでやっているのですが、以前はTodoistをガッツリ使っていました。
Todoistの使い勝手はとても気に入っていたので「NotionをTodoistっぽく使えないかな…?」と思い、NotionでTodoistを再現してみようと試みたのでその方法を紹介します

「Todoistを使えばいいのでは?」という指摘はなしの方向で…笑






NotionとTodoist

Notionはオールインワンの情報管理ツールです。
とりあえず何でもできます。

基本的な使い方は下記の記事にまとめているので御覧ください。
Notionの使い方|サクサク多機能な情報管理アプリ!

Notionでよくタスク管理術として紹介されているのは、データベースのBoard Viewを利用したいわゆる「カンバン方式」と呼ばれるもの。似たような機能を持ったツールとしてはTrelloが有名ですね。

僕もNotionを使い始めた頃はこの方法でタスク管理をしていました。

が、どうにも肌になじまないなと思って原因を考えてみました。
理由は簡単、Notionの以前はタスク管理にはTrelloではなくTodoistを使用していたからです。

Todoistはカンバン方式ではなくToDoリスト方式で、タスクをリストに書き出して整理していくGTDの考え方が強いツールです
カンバン方式とは似て非なるものなので、僕に合わないのは当然の結果でしたとさ…。

というわけで、NotionでTodoistを再現していきます。
これはあくまで個人利用を想定しているので、会社などチームで利用する場合は使いにくいかもしれません、ご了承ください。


Notionで再現したい機能

Notionで特に再現してみたいと思ったのは下記の3つです。

次の7日間

Todoistで一番好きだった機能が「次の7日間」と呼ばれる画面。
アプリを開いたときにまず開く画面で、文字通り次の7日間までに締め切りを設定したタスクが一覧できます。

ここを見ることで自分の直近のタスクが一瞬で把握することができ、その先の優先度の低い作業は頭の外に追い出すこともできるので、目の前の作業に集中するのにもってこいです

単純な機能ですが、他のアプリではあまり見かけないのでこれがTodoistを好きな理由の一つでした。

カレンダー

これはTodoist単体の機能ではないのですが、TodoistではGoogle Calendarとの連携機能があり、タスクをカレンダーに落とし込むことができます。
カレンダーも、視覚的に予定が詰まっている日と空いている日が確認しやすいので導入したいところです。

繰り返しタスク

Todoistでは毎週・毎月などの繰り返しのタスクを設定することができます。 ルーティンワークを管理するのに便利なのでここも再現していきたいです。


Todoistを再現してみよう!

まずはTable Viewのデータベースを作成します。 これがTodoistでいうインボックスになってくるので、どんどんタスクを追加していきます。

手始めに準備として、タスクにプロパティを設定していきます。

  • プロジェクト(Select)
    • そのタスクがどのプロジェクトに含まれるかを設定します
  • ラベル(Multi Select)
    • 進捗状況や誰に頼まれたものなのか、など自由にラベリングできます。
  • 締め切り(Date)
    • 締め切りを設定します。
  • 優先度(Select)
    • タスクの優先度を1~5で設定します。
  • 完了(Check)
    • タスクの完了を示すためチェックボックスを作ります。


次の7日間

次の7日間を再現するためには、データベースのフィルタ機能を使用します。 まず、フィルタで [締め切り] [is On Or Before] [One Week From Now] を選択します

さらに [完了] [is] [□(空のチェックボックス)] を選択します。

こうすることにより、現在から1週間以内の完了でないタスクが絞り込まれます。 この画面を「次の7日間」というビューとして登録します。


カレンダー

Notionは現状ではGoogle Calendarとの連携をサポートしていませんが、標準でCalendar Viewの機能があるのでそれを使います。

「カレンダー」というCalendar Viewを追加。 これだけです。


繰り返しタスク

これは色々と機能を見てみた結果、再現不可能という結論に至りました…
なので、僕は締め切りが来たら完了にせず、締め切りを次の日時に設定し直すというやりかたで運用しています。
そこそこ面倒なので繰り返しタスクは他のアプリで管理してもいいかもしれないですね。






NotionでTodoistを再現するメリット

Notionで再現したものをTodoistと比べた際のメリットとしては

①他の情報と一元化して管理できる

Notionはタスク管理だけのツールではないので、他の情報やデータベースともシームレスにリンクすることができます。これは、今後もっと情報がたくさん蓄積してきたときに強みになってくると思います。

②Notionの利用料だけかかる

NotionとTodoistには両方有料プランがあります。どちらも僕としては有料版の機能がないと厳しいところがあるので、Notionにまとめることで料金を抑えることができます。
参考: Notionの登録方法と料金プラン!実はとっても簡単です

③締切の開始日、終了日を設定できる

Todoistでは締切日として一つの期日しか設定することができませんが、Notionでは開始と終わりを設定することができます。これによって、Calender Viewではガントチャートのような見た目にすることもでき、よりタスクの進行状況がわかりやすくなります。

NotionでTodoistを再現するデメリット

①Notionで他のページを見ていた場合、Todoist再現ページを改めて開く必要がある

モバイルアプリやデスクトップアプリではタブ機能がないので、他のページと同時に開くことができずTodoist再現ページを開くという1ステップが余計にかかります

②モバイルアプリの動作がTodoistに比べて遅い

モバイルアプリはTodoistが早すぎるので、Notionは遅れを取っているかと思います。①の問題点も有るので、モバイルアプリでの使い勝手はTodoistの圧勝です。 僕は基本的にブラウザでNotionを開いて作業をするので、同じような使い方の人は気にならないかもしれません。

③繰り返しタスクの設定が不可能

すでに書いている通り、ここは今後のアップデートで対応してくれることを祈るばかりです。現状でいい方法があればぜひ教えて下さい。

まとめ

以上、NotionでTodoistを再現してみたというお話でした。 このようにNotionは機能が豊富で他にも色々なアプリを再現することもできると思います。 今後も実験的に作ってみたいと思いますので、たまに覗いてみてください!

Notionに関する記事まとめ

そして繰り返しタスクの再現方法でいいものがあれば教えてください…笑

最後までお読みいただきありがとうございました!





Otto!

美大を卒業後、デザインプロダクションでデザイナーを5年。 その後、IT企業のPR戦略室でブランディングデザインを担当。 WEBデザインを中心に、ユーザーに寄...

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